Im Vorfeld des Seminars sind sowohl die Anreise, die Unterkunft, als auch die Beantragung des für deutsche Staatsangehörige bei einer Einreise nach China benötigten Visums selbst zu organisieren. Das Team des CUR unterstützt die Studierenden dabei jedoch gerne auf Basis der bisherigen Erfahrungen in der Durchführung des Seminars. Nach Erledigung der organisatorischen Dinge erfolgt die weitere Organisation des Seminars und eines Rahmenprogramms (das den Studierenden jedoch auch noch genug Zeit zur eigenen Gestaltung lässt) durch das CUR und die Tongji Universität.

Da das Seminar stets an einem Montag beginnt, empfielt sich eine Ankunft am Samstag vor Beginn des Seminars - so besteht genug Zeit, sich einen ersten Eindruck von der Stadt zu verschaffen, und die anderen CUR-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer vor Ort zu treffen. Üblicherweise gibt das CUR im Vorfeld eine Hotelempfehlung - von diesem zentral gelegenen Hotel starten dann auch die Bustransfers zu den Unternehmensbesichtigungen des Seminars. Zudem ist es so für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einfacher, sich vor Ort direkt für gemeinsame Unternehmungen zu treffen. Die Flugverbindungen nach Shanghai sind zahlreich. Von Deutschland aus gibt es Direktflüge ab Frankfurt, über Zwischenstopps in anderen europäischen Hauptstädten gibt es aber von nahezu allen deutschen Flughäfen Verbindungen in die chinesische Metropole.

Alle weiteren Informationen zum Seminar erhalten alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer rechtzeitig vor Beginn. Neben dem inhaltlichen Programm werden von den Veranstaltern üblicherweise am ersten und letzten Tag gemeinsame Abendessen, sowie eine gemeinsame Stadtführung organisiert. Der Betreuer des CUR kann dabei auch bei der Orientierung in der Metropole, sowie bei praktischen Fragestellungen wie dem ÖPNV vor Ort Auskunft geben.

Das Seminar am Freitagabend - in der Vergangenheit hat sich jedoch gezeigt, dass viele Studierende das folgende Wochenende noch für eine gemeinsame Besichtigung der Stadt nutzen, und erst am Sonntag die Rückreise antreten. So bringt das Seminar den Teilnehmerinnen und Teilnehmern nicht nur einen inhaltlichen Nutzen, sondern verstärkt auch die Kontakte zu den Mitstudierenden des eigenen Jahrgangs.